Kategorie: Vermietung Stand: August 2026 Lesedauer: ca. 10 Minuten
Kurz erklärt
Eine Nebenkostenvorauszahlung ist ein monatlicher Abschlag des Mieters auf die voraussichtlich entstehenden umlagefähigen Betriebskosten.
Die tatsächlichen Kosten werden später über eine jährliche Betriebskostenabrechnung mit den geleisteten Vorauszahlungen verrechnet.
Ergebnis:
- Guthaben für den Mieter oder
- Nachzahlung des Mieters
Vorauszahlung oder Pauschale?
§ 556 BGB erlaubt bei Betriebskosten insbesondere zwei Modelle:
Vorauszahlung
Der Mieter zahlt monatliche Abschläge.
Später wird über die tatsächlich entstandenen Kosten abgerechnet.
Betriebskostenpauschale
Der Mieter zahlt den vereinbarten Pauschalbetrag.
Eine normale jährliche Abrechnung über diese Pauschale erfolgt grundsätzlich nicht.
Beispiel einer Vorauszahlung
Monatliche Betriebskostenvorauszahlung:
200 €
Jährlich gezahlt:
2.400 €
Tatsächlich umlagefähige Kosten laut Abrechnung:
2.650 €
Nachzahlung:
250 €
Beispiel mit Guthaben
Vorauszahlungen:
2.400 €
Tatsächliche Kosten:
2.100 €
Guthaben:
300 €
Jährliche Abrechnung
Sind Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart, muss jährlich abgerechnet werden.
§ 556 BGB verlangt grundsätzlich, dass die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt wird.
Beispiel:
Abrechnungszeitraum:
01.01.2026 bis 31.12.2026
Abrechnung grundsätzlich spätestens bis:
31.12.2027
Nach Ablauf dieser Frist kann der Vermieter grundsätzlich keine Nachforderung mehr geltend machen, außer er hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten.
Was gehört in die Abrechnung?
Eine formell nachvollziehbare Abrechnung enthält typischerweise:
- Abrechnungszeitraum
- Gesamtkosten
- Verteilerschlüssel
- Anteil des Mieters
- geleistete Vorauszahlungen
- Nachzahlung oder Guthaben
Die Verbraucherzentrale nennt diese Punkte ebenfalls als zentrale Bestandteile einer formell ordnungsgemäßen Betriebs- beziehungsweise Heizkostenabrechnung.
Wie hoch sollte die Vorauszahlung sein?
§ 556 BGB erlaubt Betriebskostenvorauszahlungen nur in angemessener Höhe.
Ziel sollte sein:
> Die monatlichen Abschläge decken die voraussichtlich tatsächlich entstehenden umlagefähigen Kosten möglichst realistisch ab.
Zu niedrige Vorauszahlungen führen zu hohen Nachzahlungen.
Zu hohe Vorauszahlungen binden unnötig Geld des Mieters.
Darf die Vorauszahlung angepasst werden?
Ja.
Nach § 560 Abs. 4 BGB kann jede Vertragspartei nach einer Abrechnung durch Erklärung in Textform eine Anpassung der Vorauszahlung auf eine angemessene Höhe vornehmen.
Beispiel:
Bisher:
200 € pro Monat
Tatsächliche Jahreskosten:
2.760 €
Durchschnitt:
230 € pro Monat
Eine Anpassung auf etwa 230 € kann grundsätzlich naheliegen, sofern sie angemessen ist.
Nicht einfach beliebige Sicherheitsaufschläge verwenden. Maßgeblich ist eine angemessene Prognose der voraussichtlichen Kosten.
Anpassung nach Guthaben
Auch wenn die Abrechnung ein deutliches Guthaben ergibt, kann eine niedrigere Vorauszahlung sinnvoll sein.
Beispiel:
- bisher: 250 €
- tatsächliche Durchschnittskosten: 205 €
Dann sollte geprüft werden, ob die Vorauszahlung entsprechend reduziert werden kann.
Welche Kosten dürfen überhaupt umgelegt werden?
Nicht jede Ausgabe des Vermieters ist eine Betriebskostenposition.
Umlagefähig sind grundsätzlich nur Betriebskosten, wenn ihre Übernahme wirksam vereinbart ist und die jeweilige Kostenart rechtlich umlagefähig ist.
Nicht einfach als Betriebskosten umlegbar sind beispielsweise klassische:
- Verwaltungskosten
- Instandsetzung
- Reparaturen
Diese Unterscheidung behandeln wir im eigenen Artikel Betriebskosten ausführlicher.
Heizkosten
Heiz- und Warmwasserkosten unterliegen zusätzlich der Heizkostenverordnung.
Die Verbraucherzentrale weist darauf hin, dass Vorauszahlungen in der Jahresabrechnung korrekt berücksichtigt werden müssen und Reparaturkosten der Heizung nicht einfach als Heizkosten auf Mieter umgelegt werden dürfen.
Warum ist das für Vermieter wichtig?
Eine gute Vorauszahlungsplanung reduziert:
- hohe Nachforderungen
- Rückfragen
- Streit
- Zahlungsausfälle
- Liquiditätsprobleme
Für den Vermieter ist die Vorauszahlung aber kein eigener Ertrag.
Sie dient zur Deckung umlagefähiger Kosten.
Für Renditeberechnungen deshalb niemals Betriebskostenvorauszahlungen zur Nettokaltmiete addieren.
Automatische Berechnung
durchschnittlicher Monatsbedarf = umlagefähige Jahreskosten ÷ 12
Dann Vergleich:
- aktuelle Vorauszahlung
- tatsächlicher Monatsbedarf
- Differenz
Beispiel:
- Vorauszahlung: 180 €
- Ist-Kosten: 2.520 € / Jahr
- Monatsbedarf: 210 €
- Differenz: +30 €
Hinweis:
„Vorauszahlung prüfen – Ist-Kosten liegen 16,7 % über dem aktuellen Abschlag.“
Historisierung
Vorauszahlungen verändern sich regelmäßig.
Deshalb nicht einfach den alten Betrag überschreiben.
Beispiel:
- 2026: 180 €
- 2027: 210 €
- 2028: 195 €
Diese Historie ist für spätere Abrechnungen zwingend wichtig.
1. Vorauszahlung als Einnahme/Rendite behandeln
Sie dient zur Deckung umlagefähiger Kosten.
2. Keine jährliche Abrechnung erstellen
Bei Vorauszahlungen muss grundsätzlich jährlich abgerechnet werden.
3. Vorauszahlungen nach Abrechnung nicht überprüfen
Dann entstehen Jahr für Jahr unnötige Guthaben oder Nachzahlungen.
4. Verwaltung oder Reparaturen umlegen
Nicht jede Eigentümerkostenposition ist umlagefähig.
5. Alte Vorauszahlungen überschreiben
Für Abrechnung und Historie müssen die Gültigkeitszeiträume erhalten bleiben.
Was ist eine Nebenkostenvorauszahlung?
Ein monatlicher Abschlag auf die später tatsächlich abzurechnenden umlagefähigen Betriebskosten.
Muss jährlich abgerechnet werden?
Bei vereinbarten Vorauszahlungen grundsätzlich ja.
Wann muss die Abrechnung kommen?
Grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums.
Kann die Vorauszahlung erhöht werden?
Nach einer Abrechnung kann jede Vertragspartei eine Anpassung auf eine angemessene Höhe in Textform erklären.
Gehören Nebenkosten zur Mietrendite?
Die Vorauszahlungen selbst nicht. Für Renditeberechnungen ist die Nettokaltmiete entscheidend.
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Hinweis: Allgemeine Information, keine individuelle Rechts- oder Betriebskostenberatung.