Instandsetzung bei Immobilien einfach erklärt

Kategorie: Sanierung Stand: August 2026 Lesedauer: ca. 10 Minuten

Kurz erklärt

Instandsetzung bedeutet, einen bereits eingetretenen Mangel oder Defekt an einer Immobilie zu beseitigen und den ordnungsgemäßen Zustand wiederherzustellen.

Typische Beispiele:

• defekte Heizungsanlage reparieren
• undichtes Dach instand setzen
• beschädigte Wasserleitung erneuern
• defektes Fenster reparieren oder ersetzen
• beschädigten Boden nach einem Schaden wiederherstellen

Im Mietrecht fasst § 555a BGB notwendige Maßnahmen zur Instandhaltung oder Instandsetzung als Erhaltungsmaßnahmen zusammen.

Instandhaltung

Der vorhandene Zustand wird durch Wartung und Pflege erhalten.

Beispiel:

Heizung regelmäßig warten.

Instandsetzung

Ein bereits vorhandener Defekt wird beseitigt.

Beispiel:

Defekte Heizungspumpe austauschen.

Instandsetzung oder Modernisierung?

Auch diese Unterscheidung ist wichtig.

Instandsetzung

Der geschuldete beziehungsweise bisherige Zustand wird wiederhergestellt.

Modernisierung

Die Immobilie wird nachhaltig verbessert.

Beispiel Fenster:

• kaputte Dichtung reparieren → Instandsetzung
• defektes Fenster gleichwertig ersetzen → Instandsetzung
• altes Fenster durch deutlich bessere Wärmeschutzverglasung ersetzen → möglicherweise gemischte Maßnahme aus Erhaltung und Modernisierung

Wer muss eine Mietwohnung instand setzen?

Nach § 535 BGB muss der Vermieter die Mietsache während der Mietzeit grundsätzlich in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand erhalten.

Damit liegt die grundlegende Erhaltungspflicht beim Vermieter.

Sonderfälle können sich beispielsweise ergeben durch:

• vom Mieter verursachte Schäden
• wirksame Kleinreparaturklauseln
• individuelle Vereinbarungen
• Wohnungseigentum und Zuständigkeit der WEG

Muss der Mieter die Arbeiten dulden?

§ 555a BGB bestimmt, dass der Mieter Maßnahmen dulden muss, die zur Instandhaltung oder Instandsetzung erforderlich sind.

Die Maßnahme ist grundsätzlich rechtzeitig anzukündigen.

Eine vorherige Ankündigung kann entbehrlich sein, wenn:

• die Einwirkung nur unerheblich ist oder
• die sofortige Durchführung zwingend erforderlich ist.

Beispiel:

Ein geplatztes Wasserrohr muss sofort repariert werden.

Aufwendungen des Mieters

Entstehen dem Mieter aufgrund einer Erhaltungsmaßnahme eigene notwendige Aufwendungen, muss der Vermieter diese nach § 555a BGB in angemessenem Umfang ersetzen.

Auf Verlangen ist grundsätzlich Vorschuss zu leisten.

Sind Instandsetzungskosten Betriebskosten?

Nein.

§ 1 BetrKV stellt ausdrücklich klar, dass Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten nicht zu den Betriebskosten gehören.

Damit können sie nicht einfach über die normale Betriebskostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden.

Beispiel

Defekte Umwälzpumpe:

Rechnung:

1.400 €

Die Pumpe wird ersetzt, ohne dass sich der technische Standard wesentlich verbessert.

Einordnung:

Instandsetzung

Eigentümerkosten:

1.400 €

Nicht:

umlagefähige Betriebskosten

Instandsetzung bei einer Eigentumswohnung

Bei Eigentumswohnungen muss zusätzlich unterschieden werden:

Sondereigentum

Der einzelne Eigentümer kann zuständig sein.

Gemeinschaftseigentum

Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer ist betroffen.

Beispiele für häufig gemeinschaftliche Bereiche:

• Dach
• Fassade
• tragende Gebäudeteile
• zentrale technische Anlagen

Die konkrete Eigentumszuordnung muss aus Teilungserklärung, Gesetz und gegebenenfalls Gemeinschaftsordnung geprüft werden.

Schaden oder normaler Verschleiß?

Für eine gute Dokumentation sollte die Ursache festgehalten werden.

Mögliche Ursachen:

• Alter / Verschleiß
• Materialfehler
• Wasserschaden
• Fremdeinwirkung
• unsachgemäße Nutzung
• unbekannt

Das ist wichtig für:

• Kostenverantwortung
• Versicherung
• Gewährleistung
• spätere Schadenshistorie

Versicherung prüfen

Nicht jede Instandsetzung muss vollständig vom Eigentümer getragen werden.

Bei Schäden können Versicherungen relevant sein.

Beispiele:

• Leitungswasserschaden
• Sturm
• Feuer
• Haftpflichtschaden eines Dritten

Von der Meldung bis zur fertigen Reparatur

Ein sinnvoller Prozess:

1. Mangel gemeldet

Datum, Person und Beschreibung erfassen.

2. Schaden dokumentieren

Fotos, Raum, Bauteil und Ursache.

3. Dringlichkeit bewerten

• normal
• dringend
• Notfall

4. Angebot / Auftrag

Handwerker und Kosten.

5. Durchführung

Beginn und Fertigstellung.

6. Rechnung

tatsächliche Kosten erfassen.

7. Abschluss

Fotos, Gewährleistung und Dokumente speichern.

Geplant vs. tatsächlich

Beispiel:

Kostenschätzung:

3.000 €

Angebot:

3.400 €

Rechnung:

4.100 €

Kostenabweichung:

Abweichung:

Solche Abweichungen sind für eine langfristige Kostenplanung wertvoll.

Schaden / Mangel

• Objekt
• Einheit
• Bauteil
• gemeldet am
• Beschreibung
• Fotos
• Ursache
• Dringlichkeit

Maßnahme

• Instandsetzung
• geplanter Beginn
• tatsächlicher Beginn
• abgeschlossen am
• Handwerker
• Status

Kosten

• geschätzt
• Angebot
• beauftragt
• tatsächlich
• Versicherungserstattung
• Eigentümeranteil

Dokumente

• Angebot
• Auftrag
• Rechnung
• Fotos vorher/nachher
• Versicherung
• Gewährleistung

Historie eines Bauteils

Beispiel Heizungsanlage:

2026: Wartung – 450 €

2027: Umwälzpumpe ersetzt – 1.400 €

2029: Steuerung repariert – 950 €

2031: größere Reparatur – 3.800 €

Damit wird sichtbar, ob weitere Reparaturen noch wirtschaftlich sind oder ein Austausch sinnvoller wird.

1. Instandsetzung und Modernisierung gleichsetzen

Eine Reparatur ist nicht automatisch eine Modernisierung.

2. Reparaturkosten als Betriebskosten abrechnen

Instandsetzungskosten sind keine Betriebskosten.

3. Ursache nicht dokumentieren

Das erschwert spätere Versicherungs- oder Haftungsfragen.

4. Nur die Rechnung speichern

Fotos, Mangel, Ursache, Auftrag und Gewährleistung gehören ebenfalls zur Historie.

5. Wiederkehrende Reparaturen nicht analysieren

Mehrere Reparaturen können auf einen notwendigen Austausch hindeuten.

Was bedeutet Instandsetzung?

Die Wiederherstellung eines ordnungsgemäßen Zustands nach einem Defekt oder Schaden.

Was ist der Unterschied zur Instandhaltung?

Instandhaltung erhält den Zustand; Instandsetzung beseitigt einen bereits vorhandenen Defekt.

Muss ein Mieter notwendige Reparaturen dulden?

Erforderliche Erhaltungsmaßnahmen grundsätzlich ja.

Sind Instandsetzungskosten umlagefähig?

Nein, sie gehören nicht zu den Betriebskosten.

Kann eine Reparatur gleichzeitig Modernisierung sein?

Eine Gesamtmaßnahme kann sowohl Erhaltungs- als auch Modernisierungsanteile enthalten.

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Mangel, Fotos, Handwerker, Kosten, Versicherung und Bauteilhistorie vom ersten Schaden bis zur fertigen Reparatur nachvollziehbar verwalten.

Hinweis: Allgemeine Information, keine individuelle Rechts-, Steuer- oder technische Beratung.